Die Enrichtung des Client ist sehr einfach. Beim ersten Start braucht man lediglich die eigene SIP Adresse, das Kennwort und die Büro Telefonnumer für die Funktion “Call from Office” eingeben. Bei der Nutzung mit Lync Online gibt es bei der Anmeldung noch ein Problem mit dem “Auto-detect-Service”, so das die externe Lync Online Server URL manuell eingetragen werden muss. Die genauen Einstellungen findet man in diesem Blog.

Im Apple App Store und Nokia Store wurde Lync 2010 Mobile noch nicht veröffentlicht, was aber wohl nur noch eine Frage von wenigen Tagen ist.

Wer also Unified Messaging Funktionen als Ergänzung für sein Lync Kommunikationssystem (oder das eines beliebigen Drittanbieters) braucht, benötigt entweder den Exchange Server ab Version 2007 oder ein dediziertes Unified Messaging System wie sie von Ferrari Electronic mit dem Officemaster oder von caseris mit dem caesar Unified Messaging angeboten werden.

Ouelle: Microsoft Technet

Da der Exchange Server nicht das komplette Funktionsset der etablierten Unified Messaging Systemanbieter hat, sollte man im Vorfeld genau überlegen welche Anforderungen bestehen und welche Funktionen dafür benötigt werden. So kann der Exchange Server 2007 zwar Faxe empfangen, aber nicht versenden. Beim Exchange Server 2010 hat Microsoft die Faxfunktionen wieder entfernt, so das man dafür auf Drittanbieterlösungen zurückgreifen muss. Bei den neuen SMS Funktionen muss man berücksichtigen, das der SMS Nachrichten Versand nur in Verbindung mit einem Windows Mobile Phone möglich ist. Seine Stärken hat der Exchange Server bei den Voicemail Funktionen und deren Integration in die Lync 2010 und Outlook Clients.

Der wesentliche Vorteil an einer Unified Messaging Lösung mit Exchange Server 2007/2010 ist aus meiner Sicht, das haufig (Marktanteil > 60%) bereits ein Exchange Server als E-Mail System im Einsatz ist und die IT Abteilung bereits Erfahrungen im Betrieb und der Administration des Systems besitzt. Wer also bereits die richtige Version im Einsatz hat, braucht lediglich noch die Exchange Unified Messaging Rolle installieren und für die Nutzer die Exchange Enterprise CAL lizenzieren Dann kann die Anbindung an ein beliebiges Kommunikationssystem entweder über ein IP-Gateway oder direkt über das SIP Protokoll erfolgen. Welche IP-Gateways und Kommunikationssysteme für die Anbindung an den Exchange Server geeignet sind, hat Microsoft im “Open Interoperability Program” zusammen gestellt.

Exchange 2010 Unified Messaging Funktionen

Voicemail

• Sprachnachrichten für Anwender aufzeichnen,  mit verschiedenen Wiedergabemöglichkeiten (Outlook oder Telefon)
• Erreichbarkeits Assistent für Anwender – verbindet Anrufer nach definierten Regeln mit hinterlegten Rufnummern oder der Voicemail Box
• Sprache-zu-Text Konvertierung – wandelt Sprachnachrichten in Textnachrichten, so das deren Inhalte gelesen werden können (funktioniert derzeit leider nicht in deutscher Sprache)
• Signalisierung neuer Nachrichten über das Telefon (MWI Message Waiting Indicator), die verschiedenen Outlook Clients oder Lync 2010

Outlook Voice Access

• Telefonische Einwahl in das Outlook Postfach zum Abhören von Sprachnachrichten
• Sprachausgabe E-Mail Nachrichten und Kalendereinträgen
• Termine verschieben und automatisch Teilnehmer benachrichtigen

Automatische Telefonzentrale

• Automatische Annahme von Anrufen auf einer oder mehreren  zentralen Rufnummern
• Weitervermittlung nach individuellem Auswahlmenu im Sprachdialog mit dem Anrufer
• zeitgesteuerte Informationsansage

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Gewisse Ähnlichkeiten mit dem Polycom Videokonferenzsystem HDX 7000 sind nicht zu übersehen. Ein Blick auf die Funktionen zeigt aber schnell die Unterschiede:

• Lync Instant Messaging, Sprach- und Videoanrufe initiieren oder annehmen
• Exchange Kalenderintegration, darüber Teilnahme an geplanten und Ad-hoc Meetings
• Teilnahme an Sitzungen mit Dokumenten- oder Desktopfreigabe
• geeignet für Lync Server 2010 und Lync Online (Office 365)
• Videoauflösung für Punkt-zu-Punkt Verbindungen 720p/30fps, für Mehrpunkt-Konferenzen VGA/30fps

Aus meiner Sicht liefert Polycom mit dem CX 7000 einen wichtigen Baustein für den Einsatz des Lync als Videokonferenzsystem. Zum einen erweitert das CX 7000 den Lync um den Einsatz in Konferenzraumumgebungen und zum anderen verbessert die tiefe Integration in die Lync Umgebung die Benutzerfreundlichkeit gegenüber den bisherigen Integrationsmöglichkeiten erheblich. Ein Wermutstropfen ist die bescheidene VGA Videoauflösung bei Mehrpunkt-Konferenzen.

Der offizielle Verkaufsstart wurde für Q4/2011 angekündigt. Wer sich schon mal einen ersten Eindruck verschaffen will, kann sich das offizielle Polycom CX 7000 Lauch Video anschauen. Weiter Informationen sind auf der Polycom Website derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.

Click here to view the video on YouTube.

Weitere Ressourcen

Polycom Website (US): Polycom CX 7000 Datasheet

Wie man schnell erkennen kann, ist Lync Online derzeit kein Ersatz für eine Telefonanlage. Auch ist es derzeit nicht möglich, ähnlich wie bei Exchange Online eine Lync On-Premise Installation und Lync Online im Mischbetrieb zu betreiben.

Im ersten von drei Beiträgen werde ich den Einsatzbereich Enterprise Instant Messaging näher beschreiben. Immerhin ist das auch der Ursprung der ersten Version, die damals noch Live Communications Server 2003 genannt wurde.

Instant Messaging (IM) ist im privaten Bereich schon seit Jahren ein etablierter Kommunikationskanal, insbesondere bei jüngeren Nutzern. Textnachrichten in Echtzeit versenden und Präsenzinformationen zu den gespeicherten Kontakten, ermöglichen einen einfachen, schnellen und unkomplizierten Informationsaustausch unter den Teilnehmern. Dabei ist Instant Messaging schon lange mehr, als einfach nur Textnachrichten zu versenden. Nutzer können Dokumente und Dateien untereinander austauschen und bei Bedarf miteinander über den IM-Client telefonieren oder Videotelefonate führen.

Unternehmen sind dagegen mit Instant Messaging für den Informationaustausch noch wesentlich zurückhaltender. Das hat teilweise dazu geführt, das sich in Unternehmen ein wahrer Wildwuchs der kostenfreien Instant Messaging Dienste verbreitet hat, da Mitarbeiter ihre bevorzugte IM-Anwendung aus dem Privatbereich einfach mit ins Unternehmen gebracht haben. Eine eigene Instant Messaging Infrastruktur kann Unternehmen helfen die potentiellen Sicherheitrisiken der öffentlichen IM-Netzwerke für das eigene Netzwerk zu eleminieren und eigene Regeln für die Nutzung dieses Kommunikationskanals einzuführen.

Der Lync Server 2010 ist eine Enterprise Instant Messaging Plattform, die Instant Messaging Dienste im Unternehmensnetzwerk zur Verfügung stellt und Möglichkeiten für die Verbindung mit öffentlichen IM-Netzwerken oder befreundeten Unternehmen mit eigener Lync Infrastruktur bietet. Im Gegensatz zu den öffentlichen IM-Netzwerken wie ICQ, Windows Live oder Google Talk steht der Lync Server 2010 unter vollständiger Kontrolle des Unternehmens, so das auch individuelle Sicherheitsbedürfnisse hinsichtlich Archivierung oder Dateiformate für den Informationsaustausch durchgesetzt werden können.

Funktionen

• Instant Messaging – Sofortnachrichten mit einem oder mehreren Empfängen austauschen
• Präsenzinformationen – anzeigen des Anwesenheitsstatus der Kontakte mit verschiedenen Berechtigungsklassen für den Zugriff auf die Kontaktinformationen
• Dateien übertragen – Dokumente, Präsentationen oder Bilder zu gemeinsamen Besprechung austauschen
• Punkt-zu-Punkt Telefonie/Videotelefonie – in Verbindung mit einem Headset und einer einfachen Webcam können 2 Personen auch direkt über den Lync 2010 Client miteinander telefonieren oder Videogespräche führen. Entweder aus einer offenen Textnachricht heraus oder per Direktanwahl.
• Kontaktverwaltung – suchen und verwalten von Kontakten über das Active Directory, das Lync Adressbuch oder das Outlook Adressbuch. In Verbindung mit einer Sharepoint 2010 MySite Installation können unternehmensinterne Kontakte auch nach Fähigkeiten (Skillsearch) gesucht werden, sofern diese Daten in den Profilen der Kollegen hinterlegt sind.
• integrierte Funktionen in Office Anwendungsumgebung – Präsenzinformationen und Kommunikationsfunktionen direkt aus den Anwendungen heraus
• Föderationen – Anbindung an öffentliche IM-Netzwerke wie AOL, Yahoo, Google und Windows Live oder Verbindung zu befreundeten Unternehmen um Präsenzinformationen und Sofortnachrichten über sichere Transport Server (Edge Server) auszutauschen
• Mobilität – sicherer Zugang durch verschlüsselte Übertragungswege,  Lync 2010 Mobile Client für Smartphones mit Windows 7 (Q4/2011), Nokia Symbian, iPhone oder Blackberry

Benutzeroberfläche / Bedienbarkeit
Auch hinsichtlich einer anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche sowie die Integration in Unternehmensanwendungen wie Office, Exchange und Sharepoint grenzt sich Lync 2010 wesentlich von den Clients der kostenfreien IM Netzwerken ab. Der Lync 2010 Client präsentiert sich sehr aufgeräumt und zeigt zu den gespeicherten Kontakten den Anwesenheitsstatus, ein Foto und den Kontaktnamen. Weitere Kontaktdaten und Funktionen sind mit einem Mausklick erreichbar. Präsenzinformationen sind auch in Outlook, Office Anwendungen oder Sharepoint Websites integriert. Bei Bedarf kann so direkt aus diesen Anwendungen heraus eine Nachricht an den Kontakt versendet werden, ohne das man vorher noch mal in den Lync 2010 Client wechseln und dort erst noch den Kontakt heraussuchen muss.

Lync 2010 Kontaktliste

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Sicherheit
Der Lync Server 2010 hat bereits viele Sicherheitsmaßnahmen eingebaut, die eine eindeutige Authentifizierung der Nutzer ermöglichen und sichere Übertragungswege durch standardmäßige Verschlüsselung der Datenströme gewährleisten. Zusätzlichen Schutz gegen Social Enginiering und Denial of Service Attacken bietet der integrierte Intelligente IM Filter. Mit Forefront Security for Lync wird demnächst auch eine Lösung aus der Forefront Familie veröffentlicht, die nicht richtlinienkonforme Inhalte sperren sowie Malware und Spam herausfiltern kann.

Erweiterbarkeit
Wer den Lync Server 2010 zunächst nur für Instant Messaging einsetzen will, hat viele Möglichkeiten das System später zu einem Unified Communications System auszubauen. Über zusätzliche Lizenzen können Funktionen für die Telefonie oder Audio-, Video und Webkonferenzen freigeschaltet werden. Drittanbieter wie Estos bieten zudem Lösungen für die CTI Anbindung an vorhandene Telefonanlagen. Besonders interessant sind die Möglichkeiten über die Lync API eigene individuelle Erweiterung zu programmieren, die neue Services ermöglichen oder Geschäftsabläufe sinnvoll automatisieren.

Lizenzierung
Für den Einsatz des Lync Server 2010 als Enterprise Instant Messaging Plattform wird mindestens eine Lync Server 2010 Standard Edition Lizenz benötigt. Für Installationen mit mehr als 5.000 Teilnehmern oder besondere Anforderungen hinsichtlich Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit muss es jedoch eine Lync Server 2010 Enterprise Edition sein. Zusätzlich zur Server Lizenz muss für die Nutzer jeweils noch eine Lync Server 2010 Standard CAL Lizenz, sowie die Lync 2010 Client Software lizenziert werden. Soweit für den Virenschutz die Forefront Protection für Lync Software eingesetzt wird, sind auch hierfür Server und Nutzer Lizenzen erforderlich. Die Anbindung an die offenen IM-Netzwerke muss teilweise mit einer Lync Public Instant Messaging Conectivity (PIC) Lizenz pro Nutzer pro Monat extra erworben werden. Ausnahmen sind zum einen XMPP Netzwerke (z.B. Google) sowie Anbindungen an die IM-Netzwerke Windows Live und AOL, sofern die Lync Lizenzen mit Software Assurance erworben wurden. Für die Anbindung an das Yahoo IM-Netzwerk muss auf auf jeden Fall eine Lizenz erworben werden.

Remote Call Control
Eigentlich wollte Microsoft diese Integrationsschnittstelle mit dem Lync Server 2010 Release schon entfernen. Über Remote Call Control lassen sich Telefonsysteme über das standardisierte CSTA Protokoll integrieren und steuern. Der Anwender kann damit den  Lync 2010 Softclient als CTI Anwendung nutzen und Anrufe über das Telefon der Telefonanlage steuern. Die Anrufe bleiben jedoch im Telefonsystem und werden nicht an den Lync Server übergeben.
Voraussetzung für die Integration mit Remote Call Control sind CSTA/TAPI Lizenzen für das Telefonsystem und ein CSTA Gateway für die Protokollumsetzung CSTA/TAPI auf SIP (uaCSTA). Lync Anwender die CTI Funktionen nutzen wollen müssen mindesten mit einer Lync Standard CAL und einer Lync Plus CAL lizenziert sein.

Schema CTI Anbindung, Quelle: Microsoft Technet

Einen Mehrwert bietet dieser Integrationsweg vor allem, wenn das Telefonsystem mittelfristig nicht ersetzt sondern um Lync Server 2010 Funktionen für Enterprise Instant Messaging und/oder Web- und Videokonferenzen erweitert werden soll.

SIP Trunk / IP Gateway
Wenn zwischen der Telefonanlage und dem Lync Server auch Sprachverbindungen ermöglicht werden sollen, z.B. weil der Lync Server als Audio- oder Videokonferenzsystem die Funktionen der Telefonanlage erweitern oder weil Lync Nutzer über ihren Softclient in das öffentliche Telefonnetz telefonieren sollen, dann müssen die beiden Systeme über SIP Verbindungen (SIP Trunk) oder bei älteren Telefonanlagen über ein Lync zertifiziertes IP-Gateway gekoppelt werden. Diese Variante der Kopplung von Telefonsystem und Lync Server 2010 ist auch das klassische Szenario für eine Migration, bei der schrittweise Anwender auf die neue Lync Infrastruktur überführt werden.

Lync 2010 Client API Integration
Jeder Hersteller möchte natürlich das führende Kommunikationssystem bei seinem Kunden sein, deshalb haben Cisco und Avaya über die Lync 2010 Client API Erweiterungen für ihre eigenen Softphones entwickelt. Die Benutzeroberfäche der Erweiterung ist in den Lync 2010 Client integriert, so das der Anwender kaum bemerkt das er 2 unterschiedliche Applikationen benutzt. Funktionsaufrufe für Telefon- oder Videoanrufe werden aber nicht an den Lync Server übergeben sondern an das Softphone des Telefonanlagen Herstellers. Auf diesem Weg lassen sich die Enterprise Instant Messaging Funktionen des Lync sehr gut mit den Telefoniefunktionen der Telefonsysteme von Avaya und Cisco verbinden. Andererseits bedeutet diese Form der Integration aber auch einen zusatzlichen Aufwand bei der Client Administration, da 2 Clientapplikationen bei den Anwendern betreut und gewartet werden müssen. Die Kostenvorteile für diese Variante der Integration halten sich in Grenzen. Was man auf der einen Seite an Microsoft Lizenzen für Enterprise Voice oder Konferenzen spart, muss man auf der anderen Seite für Lizenzen des Telefonanlagen Herstellers bezahlen.

Wie die Integrationslösungen von Avaya und Cisco aussehen, zeigen die folgenden Videos auf Youtube.

Avaya Integration

Click here to view the video on YouTube.

Cisco Unified Communications Integration for Lync

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